Folder
Folder là nơi bạn quay lại nhiều lần: khách hàng này, dự án này, ban cố vấn này. Hãy đưa các ghi chú vào folder, hoặc bắt đầu một ghi chú bên trong folder để ghi chú đó được phân loại ngay từ đầu.
Folder cũng là cách đơn giản nhất để trả lời câu hỏi "ai có thể xem nội dung này", vì folder sẽ xác định đối tượng sử dụng — và mọi nội dung bên trong sẽ tuân theo thiết lập đó.
Tạo folder
Từ mục Ghi chú của tôi hoặc thư viện của nhóm, bấm chọn Folder.
Hãy đặt tên cho folder và chọn nơi lưu trữ:
- Folder cá nhân của bạn sẽ không chia sẻ bất kỳ nội dung nào. Đây là một ngăn kệ trong không gian riêng của bạn.
- Folder của nhóm sẽ chia sẻ những gì được đưa vào đó với nhóm tương ứng. Nhóm sẽ tự quản lý danh sách thành viên, nên folder không cần duy trì danh sách người dùng riêng.
Hộp thoại sẽ diễn đạt điều này bằng cùng một thông điệp, giúp bạn đưa ra quyết định ngay đúng thời điểm thay vì nhận ra sau đó.
Lựa chọn đưa ghi chú vào folder
Có hai cách và kết quả đều như nhau:
- Kéo ghi chú vào folder, hoặc sử dụng tính năng Di chuyển vào folder từ menu ⋯ của ghi chú.
- Bắt đầu ghi chú ngay bên trong folder. Mở folder trước rồi bấm chọn Ghi chú mới, ghi chú sẽ được tạo ngay tại đó — và được chia sẻ theo đúng thiết lập của folder ngay từ giây đầu tiên.
Cách thứ hai quan trọng hơn bạn nghĩ. Một ghi chú được bắt đầu trong folder của nhóm sẽ hiển thị với cả nhóm ngay trong khi cuộc họp vẫn đang diễn ra, đây chính là mục đích của việc ghi âm cho họ.
Số lượng hiển thị trên thẻ folder
Một folder sẽ hiển thị số lượng ghi chú chứa bên trong — chỉ đếm những nội dung bạn có thể mở, chứ không phải toàn bộ những gì đang có trong đó. Nếu ghi chú riêng tư của một đồng nghiệp nằm trong folder dùng chung, ghi chú đó sẽ không làm tăng số lượng hiển thị mà bạn không thể truy cập được.
Di chuyển ghi chú giữa các folder
Việc di chuyển ghi chú giữa các loại folder khác nhau sẽ thay đổi quyền đọc của người dùng, và sản phẩm sẽ thông báo cho bạn trước khi điều đó diễn ra. Khi di chuyển một ghi chú ra khỏi folder của nhóm về không gian riêng của bạn, ghi chú sẽ trở về trạng thái Chỉ mình tôi; di chuyển theo chiều ngược lại sẽ chia sẻ ghi chú đó với nhóm.